Kecakapan Sekretaris Dalam Mempersiapkan Rapat

                                                                                           

A.   Latar Belakang

Profesi sekretaris sudah dikenal dalam dunia usaha disetiap perkantoran sekretaris sangat dibutuhkan untuk menangani arsip, urusan skeduling, surat menyurat, urusan administrasi  kantor sampai urusan pribadi pimpinan. Sekretaris haruslah profesional dimana mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi, sekretaris eksekutif ataupun manajer kantor karena mereka memiliki keterampilan yang prima dan juga berorientasi global daripada fokus pada tugas kerja rutin yang telah ditetapkan. Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill) para pimpinan menginginkan sekretarisnya memiliki pengetahuan yang luas dan kreatif serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya. Dalam hal ini sekretaris dituntut untuk cekatan dalam menjalankan tugas – tugasnya. Ini yang menarik perhatian saya untuk menggali tugas – tugas sekretaris lebih dalam lagi, agar dapat dipelajari lebih lanjut,dan menjadi ilmu tambahan dalam mata kuliah kesekretariatan. Karena menjadi sekretaris profesional itu tidak mudah maka saya mencoba memaparkan tugas – tugas sekretaris khususnya dalam menyiapkan rapat, karena rapat merupakan kegitan penting dan selalu ada pada semua organisasi , baik rapat internal maupun eksternal. Maka seorang sekretaris hrus memiliki kecakapan dalam menyiapkan rapat dan membuat notulen.

B.   Pembahasan

Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat. Hal – hal yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris dalam mengatur terlaksananya rapat adalah :

1.      Mempersiapkan Rapat

a.       Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

b.      Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

c.       Menentukan jam rapat

Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut:

1.      Waktu pagi hari akan lebih baik, karena:

2.      Peserta rapat masih segar dan bersemangat

3.      Peserta rapat belum terganggu dan terbebani masalah-masalah yang timbul pada hari tersebut.

4.      Bila rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka sedapat mungkin jangan terlalu malam, karena;

a)      Waktu rapat akan tergesa-gesa

b)      Penyelesaian rapat dapat tertunda

c)      Peserta rapat akan cemas pulang terlalu malam dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam rapat.

5.      Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau jam beribadah.

d.      Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentuWaktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

e.       Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

f.       Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

1.      Agenda rapat

2.      Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya)

3.      Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya)

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

g.      Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.      White board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.      Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.      LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4.      Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.      Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.      Block note denagn bolpointnya.

7.      Name tag untuk peserta.

8.      Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

h.      Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.      Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.      Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.      Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas.

b.Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi.

c.Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U.

d.Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

i.        Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2. Disajikan selama rapat berlangsung.

3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4. Disajikan secara kombinasi.

Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

j.        Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.

        

2.      Menyelenggarakan Rapat yang Efektif

a.       Mulailah pada waktu yang ditentukan

Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untuk datang tepat waktu atau mereka tidak akan mendapat kesempatan untuk memberikan kontribusinya.

b.      Jelaskan agenda

Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.

c.       Cegah penyimpangan masalah

Meskipun anda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda, anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan berpindah dari satu pokok masalah ke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.

d.      Buat ringkasan secara tetap

Ringkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.

e.       Membicarakan masalah lain

Setelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain dan bahaslah topik yang timbul itu.

f.       Pastikan ada tindak lanjut

Delegasikan tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh rapat.

g.      Selesaikan rapat pada waktunya

Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktu yang ditentukan.

h.      Bagikan risalah rapat secepatnya

Bagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.

3.      Mencatat Hasil Rapat

a.       Buat risalah yang baik

Risalah rapat dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjuk untuk maksud itu. Atau dapat direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.Bagikan hasil notulen dengan segera

Hasil notulen harus dibagikan kepada semua orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna untuk memberi salinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan pada rapat.

b.      Arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudian

Notulen harus disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat itu untuk referensi mendatang.

C.   Penutup

a.      Kesimpulan

Sekretaris yang professional harus memiliki skill yang bagus serta cekatan dalam menjalankan tugasnya seperti mengatur jalannya rapat mulai dari mempersiapkan, pelaksanaan, sampai mencatat hasil rapat. Maka seorang sekretaris harus mmengetahui tatacara dan hal – hal apa saja yang harus ada dan perlu diperhatikan demi kelancaran rapat tersebut.

b.      Daftar Pustaka

http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html

http://kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/hal-hal-yang-perlu-diperhatikan-dalam.html