A.
Latar
Belakang
Profesi sekretaris sudah dikenal
dalam dunia usaha disetiap perkantoran sekretaris sangat dibutuhkan untuk
menangani arsip, urusan skeduling, surat menyurat, urusan administrasi kantor sampai urusan pribadi pimpinan.
Sekretaris haruslah profesional dimana mereka mampu berperan sebagai asisten
bagian administrasi, sekretaris eksekutif ataupun manajer kantor karena mereka
memiliki keterampilan yang prima dan juga berorientasi global daripada fokus
pada tugas kerja rutin yang telah ditetapkan. Selain memiliki keterampilan
dasar yang sempurna (skill) para pimpinan menginginkan sekretarisnya memiliki pengetahuan
yang luas dan kreatif serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya.
Dalam hal ini sekretaris dituntut untuk cekatan dalam menjalankan tugas –
tugasnya. Ini yang menarik perhatian saya untuk menggali tugas – tugas
sekretaris lebih dalam lagi, agar dapat dipelajari lebih lanjut,dan menjadi
ilmu tambahan dalam mata kuliah kesekretariatan. Karena menjadi sekretaris
profesional itu tidak mudah maka saya mencoba memaparkan tugas – tugas
sekretaris khususnya dalam menyiapkan rapat, karena rapat merupakan kegitan
penting dan selalu ada pada semua organisasi , baik rapat internal maupun
eksternal. Maka seorang sekretaris hrus memiliki kecakapan dalam menyiapkan
rapat dan membuat notulen.
B.
Pembahasan
Rapat (meeting)
dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil diskusi yang di pimpin
oleh pemimpin rapat. Hal – hal yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris
dalam mengatur terlaksananya rapat adalah :
1.
Mempersiapkan
Rapat
a.
Membuat
agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat
adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam
suatu rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan
diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya
terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara
sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
b.
Menentukan
peserta rapat
Dari agenda
rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang,
kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan
atau pengurangan peserta rapat.
c.
Menentukan
jam rapat
Yang perlu
diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut:
1.
Waktu
pagi hari akan lebih baik, karena:
2.
Peserta
rapat masih segar dan bersemangat
3.
Peserta
rapat belum terganggu dan terbebani masalah-masalah yang timbul pada hari
tersebut.
4.
Bila
rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka sedapat mungkin jangan terlalu
malam, karena;
a)
Waktu
rapat akan tergesa-gesa
b)
Penyelesaian
rapat dapat tertunda
c)
Peserta
rapat akan cemas pulang terlalu malam dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam
rapat.
5. Sedapat
mungkin jangan pada jam makan atau jam beribadah.
d.
Membuat
undangan rapat
Surat undangan
merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang
untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentuWaktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari
penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan
waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan
untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris
harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
e.
Membuat
daftar hadir rapat
Ada dua macam
daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas
selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang
datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan
seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat
dan sebagai dokumentasi.
f.
Mempersiapkan
bahan rapat
Bahan-bahan rapat
yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
1. Agenda rapat
2. Notula/hasil
rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya)
3. Bahan-bahan yang
akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya)
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam
sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu
rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang,
maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan,
agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
g.
Mempersiapkan
peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan
persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
1.
White
board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2.
Flip
chart lengkap dengan spidolnya.
3.
LCD
Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4.
Sound
system lengkap dengan mikroponnya.
5.
Map
atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6.
Block
note denagn bolpointnya.
7.
Name
tag untuk peserta.
8.
Laptop
atau computer.
Dalam
mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah
barang yang dibutuhkan.
h. Mempersiapkan
ruang rapat
Sekretaris
harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.
Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah
tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi
kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau
gedung pertemuan. Bila rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan,
sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi.
Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah
sebagai berikut :
1. Cahaya
penerangan
Bila
ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan
dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi
udara
Usahakan
agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan
tempat duduk
Pengaturan
tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a.Gaya
klasikal/kelas
Gaya
klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya klasikal/kelas.
b.Gaya
konferensi
Gaya
konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan
semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi.
c.Gaya
huruf U
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya huruf U.
d.Gaya
workshop
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut
ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
i.
Konsumsi
Konsumsi
rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat
harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.
Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus
diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti
rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai
berikut :
1.
Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2.
Disajikan selama rapat berlangsung.
3.
Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4.
Disajikan secara kombinasi.
Pada
awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat
mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
j.
Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum
rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan
untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.
2.
Menyelenggarakan
Rapat yang Efektif
a.
Mulailah
pada waktu yang ditentukan
Jangan biarkan
orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda
tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untuk datang
tepat waktu atau mereka tidak akan mendapat kesempatan untuk memberikan
kontribusinya.
b.
Jelaskan
agenda
Jelaskan maksud
pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala
hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.
c.
Cegah
penyimpangan masalah
Meskipun anda
harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda,
anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan
berpindah dari satu pokok masalah ke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah
anda akan diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya
kesepakatan.
d.
Buat
ringkasan secara tetap
Ringkaskan hasil
dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang
sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.
e.
Membicarakan
masalah lain
Setelah semua
agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain
dan bahaslah topik yang timbul itu.
f.
Pastikan
ada tindak lanjut
Delegasikan
tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang
diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh rapat.
g.
Selesaikan
rapat pada waktunya
Pastikan bahwa
anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat
ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas
waktu yang ditentukan.
h.
Bagikan
risalah rapat secepatnya
Bagikan risalah
rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai
keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.
3.
Mencatat Hasil
Rapat
a.
Buat
risalah yang baik
Risalah rapat
dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjuk untuk maksud itu. Atau dapat
direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.Bagikan
hasil notulen dengan segera
Hasil notulen
harus dibagikan kepada semua orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna
untuk memberi salinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan
pada rapat.
b.
Arsipkan
hasil notulen untuk referensi kemudian
Notulen harus
disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat
itu untuk referensi mendatang.
C.
Penutup
a. Kesimpulan
Sekretaris yang
professional harus memiliki skill yang bagus serta cekatan dalam menjalankan
tugasnya seperti mengatur jalannya rapat mulai dari mempersiapkan, pelaksanaan,
sampai mencatat hasil rapat. Maka seorang sekretaris harus mmengetahui tatacara
dan hal – hal apa saja yang harus ada dan perlu diperhatikan demi kelancaran
rapat tersebut.
b. Daftar Pustaka
